Comme toute forme de société, une SARL a des obligations légales à respecter en matière de comptabilité qui varie selon sa taille et son régime d’imposition.
Tenir une comptabilité précise et régulière
Une SARL (société à responsabilité limitée) ou une EURL (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée) se doit légalement de tenir une comptabilité régulière et transparente. Les tâches comptables obligatoires sont :
- L’enregistrement chronologique de chaque transaction effectuée ayant un impact sur le patrimoine de l’entreprise : achats, ventes, mouvements bancaires…
- Établissement des factures comportant les mentions légales : l’identité du vendeur et de l’acheteur, numéro de facture, date, montant TVA… Si la société ne suit pas les règles de facturation, elle s’expose à une amende fiscale et administrative.
- Mise en place d’un inventaire au moins une fois par année pour contrôler les passifs et les actifs.
- Conservation des justificatifs et documents comptables pendant 10 ans.
Une EURL ou une SARL qui bénéficie d’un régime simplifié d’imposition (RSI) peut comptabiliser les dettes et les créances uniquement lors de la clôture de son exercice comptable.
Les conditions pour bénéficier du régime fiscal simplifié dépendent du chiffre d’affaires :
- Pour les activités commerciales et la fourniture de logement, le chiffre d’affaires doit être compris entre 170 000 et 789 000 euros.
- Pour les entreprises de prestations de services : le montant doit être compris entre 70 000 euros et 238 000 euros.
Les EURL dont le gérant est aussi l’associé unique peuvent avoir le statut de micro-entreprise avec une comptabilité simplifiée.
Consigner les opérations dans des livres comptables
La SARL a l’obligation de tenir à jour deux livres comptables distincts :
- Le livre-journal : il fait état de tous les mouvements impactant le patrimoine de l’entreprise. Chaque mouvement doit être enregistré journellement suivant le plan comptable de la société.
- Le grand livre : il reprend toutes les écritures enregistrées dans le livre-journal. Ces écritures sont classées par numéros de compte.
Jusqu’en 2016, les SARL devaient tenir un livre d’inventaire. Bien qu’il ne soit plus obligatoire, il est cependant conseillé d’en avoir un pour justifier les données.
Déposer des comptes annuels
Le gérant d’une SARL est obligé, pour chaque exercice comptable, de tenir des comptes annuels. Il doit ensuite en déposer une copie au greffe du tribunal de commerce. Ils doivent être approuvés par tous les associés au cours d’une assemblée générale ordinaire.
Ils sont composés de trois états comptables :
- Le bilan comptable : il résume les actifs et les passifs de l’entreprise au moment de la clôture annuelle. Il synthétise notamment les immobilisations, les dettes financières, le stock, les dettes fiscales et sociales, créances clients, capitaux propres…
- Le compte de résultat : il récapitule les opérations de l’exercice comptable écoulé. On obtient la différence entre les charges et les produits. Dans ce récapitulatif, on trouve les détails concernant le chiffre d’affaires, les charges de personnel, les charges financières, les taxes, les impôts, les frais généraux, les dotations aux amortissements…
- L’annexe légale : ce document est destiné à compléter les informations du bilan et du compte de résultat. Elle n’est pas obligatoire pour les SARL ou EURL qui ne dépassent pas, lors du dernier exercice comptable, 2 des 3 seuils imposés : un chiffre d’affaires HT de 700 000 euros, un bilan total de 350 000 euros et un nombre moyen de 10 salariés.
Les comptes annuels sont à déposer dans le mois qui suit leur approbation par les associés. Le dépôt des comptes annuels peut se faire en ligne.
Procéder à un audit légal des comptes
Dans certains cas de figure, une SARL doit faire appel à un commissaire aux comptes pour réaliser un audit légal des comptes. Ce dernier est un professionnel indépendant qui procède au contrôle financier, juridique et comptable d’une entreprise.
Les SARL et les EURL doivent mandater un commissaire aux comptes si elles dépassent 2 des 3 seuils qui suivent : un chiffre d’affaires HT de 8 millions d’euros, un total bilan de 4 millions d’euros, une moyenne de 50 salariés sur l’exercice. Si au cours de l’exercice, 2 seuils sont franchis, l’obligation de prendre un commissaire aux comptes est reportée à l’exercice suivant.
Certaines circonstances nécessitent d’avoir recours à ce type de professionnel :
- Les associés choisissent de nommer un commissaire aux comptes. Il faut que la demande soit faite par un ou plusieurs associés qui représentent au moins 33.33 % du capital. On parle alors d’une désignation volontaire.
- Le commissaire est désigné par un juge à l’initiative d’un ou plusieurs associés qui détiennent au moins 10 % du capital.
Un commissaire aux comptes est nommé pour une durée de 6 ans qui est réduite à 3 ans pour une désignation volontaire.
Engager un expert-comptable : les avantages
Une SARL n’est pas contrainte légalement d’engager un expert-comptable. Cependant, le gérant de l’entreprise ne possède pas toujours les compétences nécessaires, notamment pour les comptes annuels.
Faire appel à un expert-comptable garantit à l’entreprise la conformité des différents documents. Ce professionnel est au fait des évolutions de la loi et peut, en complément, jouer un rôle de conseiller juridique ou fiscal. Quand il y a plusieurs associés, il apporte également une notion de neutralité.
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