Afin de donner un maximum de crédibilité et de professionnalisme à une entreprise, cette dernière se doit de disposer de nombreux outils et le tampon encreur en fait partie. Indispensable à la gestion quotidienne d’une entreprise, ce dernier est utilisé sur toutes sortes de documents. Il n’est pas obligatoire, mais offre à l’entreprise un côté plus professionnel et permet aux clients d’avoir des renseignements sur cette dernière. Mais que mettre sur un tampon d’entreprise ?
Quelles informations mettre sur un tampon d’entreprise ?
L’utilisation d’un tampon ou cachet d’entreprise n’est pas obligatoire, mais cet outil fait tout de même partie des fournitures indispensables à son bon fonctionnement. Ce dernier est utilisé afin d’identifier l’entreprise et d’être apposé sur une signature officielle sur les différents contrats et documents reliés à l’entreprise, que ce soit pour les commandes ou l’administration.
Le contenu d’un tampon encreur peut être utilisé et adapté en fonction de nombreuses choses. On trouve notamment trois types d’informations disponibles sur les tampons d’entreprises : les renseignements commerciaux, les mentions légales obligatoires et les spécifications de l’entreprise. Le but étant de communiquer au mieux ses informations à la clientèle et de faire en sorte que l’entreprise soit singularisée et reconnue.
Même si le tampon d’entreprise n’est pas obligatoire, il peut être exigé lors de la signature de nombreux documents officiels. On parle alors d’un tampon ou cachet professionnel. Certaines informations doivent donc être obligatoirement mentionnées et d’autres sont recommandées telles que :
- le nom de l’entreprise ou du professionnel ;
- la forme juridique (SARL, EIRL, SAS, etc.) ;
- l’adresse du siège social ;
- le capital social ;
- les numéros d’identification de l’entreprise ;
- les coordonnées du contact ou du professionnel.
Il faut tout de même noter, que le tampon d’entreprise n’équivaut pas à une signature et ne rend donc pas un document officiel. Ce dernier vient tout simplement ajouter plus d’informations concernant l’entreprise en question et ses spécificités et ajoute du concret au contrat. Seul, il n’est pas considéré comme un signe d’accord ou de permission contrairement à la signature et n’a donc que pour seule valeur de compléter cette dernière.
Les mentions obligatoires sur les documents officiels
Lorsqu’une entreprise est immatriculée, certaines mentions sont obligatoires et doivent être présentes sur le tampon de l’entreprise, notamment pour la signature des documents officiels tels que les factures et les commandes chez les fournisseurs. On peut alors trouver : le nom de la société, la forme juridique, le numéro Siren d’identification de l’entreprise, le lieu du siège social, la mention RCS suivie du nom de la ville où cette dernière est immatriculée et le code APE.
Il est indispensable au bon fonctionnement d’une société de mentionner l’ensemble de ces informations sur le tampon relatif à cette dernière, sauf pour le code APE qui lui n’est pas obligatoire, mais dont la mention est recommandée. Il faut aussi savoir que ces mentions diffèrent si le siège de la société se trouve à l’étranger. Dans ce cas, il faudra mentionner en plus, la dénomination sociale, la formule juridique, le numéro d’immatriculation de l’État où se trouve le siège de l’entreprise et sans oublier le numéro de TVA intracommunautaire. Il est donc obligatoire de mentionner l’ensemble de ces informations afin d’éviter une sanction et une amende pouvant aller de 90 à 300 euros.
Tampon d’entreprise en nom propre
Vous pouvez également avoir recours à un tampon d’entreprise dans le but d’une identification singulière et particulière. Si par exemple, vous venez de lancer votre business et que vous souhaitez vous faire connaître ou si vous faites partie d’une entreprise disposant de plusieurs corps d’activités, il vous est possible de mettre sur le tampon professionnel : votre nom et prénom, votre numéro de téléphone personnel, la profession que vous exercer ou le service auquel vous appartenez, le nom ou le logo de votre société ou de celle où vous travaillez. Vous aurez la possibilité de finaliser votre cachet tel que vous le souhaitez et d’y ajouter vous-même les informations qui vous semblent nécessaires.
Il existe également des petits plus que vous pourrez ajouter afin de personnaliser au mieux votre tampon d’entreprise.
Les plus à ajouter sur votre tampon d’entreprise
Vous pouvez également ajouter sur votre cachet d’entreprise des informations qui pourront mettre encore plus en avant votre société et permettre à la clientèle de la retrouver et de vous contacter plus facilement. Pensez par exemple à ajouter le lien de votre site web si vous en avez, ou le nom de vos comptes sur les réseaux sociaux. Ces derniers peuvent être un plus qui vous permettra de donner de la visibilité à votre entreprise. Si vous disposez également d’un logo ou d’une marque, il est également recommandé de les ajouter sur votre tampon d’entreprise.
En plus, un vaste choix de modèles de tampons est disponible sur le marché, vous pourrez facilement trouver celui qui convient le mieux à ce que vous souhaitez mettre sur ce dernier.
