Une bonne organisation est essentielle pour assurer le bon fonctionnement d’une structure. En effet, une gestion rigoureuse ne concerne pas seulement les entreprises, les associations à but non lucratif doivent aussi y accorder de l’importance. Qu’il s’agisse de la gestion du nombre de bénévoles ou encore celle des ressources à disposition, elle est indispensable afin de planifier, organiser, coordonner et contrôler l’ensemble des activités.
Aujourd’hui, il existe de nombreux outils et logiciels de gestion spécialement conçus pour répondre aux besoins des associations, permettant de réaliser des objectifs fixés. Les détails.
Gérer une association : qui s’en occupe ?
La loi du 1ᵉʳ juillet 1901 encadre la gestion d’une association en posant les grands principes relatifs au contrat d’association. Cependant, les membres peuvent bénéficier d’une certaine souplesse dans le fonctionnement et la gestion par les statuts. Certaines formes d’associations, telles que les associations caritatives ou étudiantes, sont toutefois soumises à des formalités administratives spécifiques.
La gestion d’une association implique la participation de plusieurs membres au sein de l’organisme, notamment le bureau de l’association. Ce dernier est composé de différents postes clés :
- Le président : c’est le représentant légal de l’association. Il peut déléguer certaines tâches à un vice-président si besoin.
- Le secrétaire général, qui est chargé des formalités administratives tout au long de la vie de l’association.
- Le trésorier, qui s’occupe de la gestion comptable et fiscale.
En quoi consiste la gestion d’une association ?
Une association bien organisée a une bonne gestion. Bien qu’il s’agisse d’une tâche complexe, elle reste essentielle pour l’évolution de la structure et concerne plusieurs aspects de la vie associative, tels que la gestion administrative, quotidienne, fiscale et comptable. Chacun de ces domaines nécessite une attention particulière pour garantir la pérennité de l’association.
La gestion administrative
Elle concerne toutes les formalités et démarches nécessaires à sa création et à son existence légale.
Une bonne gestion administrative permet de garantir la transparence et la légalité des actions de l’association. À cet effet, une organisation régulière des assemblées générales est primordiale. Généralement, les assemblées générales ordinaires permettent de présenter le bilan financier de l’année écoulée ainsi que le budget prévisionnel de l’année à venir. Elles permettent aux membres de prendre connaissance de la situation financière de l’association. Quant aux assemblées générales extraordinaires, elles se concentrent sur la prise de décisions importantes pour l’avenir de l’association. Par exemple, une modification des statuts ou la dissolution de l’association.
Chaque assemblée générale doit s’ensuivre de la rédaction d’un procès-verbal. Ce compte-rendu reprend les discussions, les informations, les décisions prises ainsi que les résolutions adoptées pour une traçabilité.
La gestion quotidienne
Elle englobe diverses activités nécessaires à son bon fonctionnement. Cela comprend :
- La planification et l’organisation des événements.
- La coordination des projets.
- La gestion des ressources humaines, des adhérents et notamment la collecte des cotisations.
- La relation avec les bénévoles et les salariés.
- La gestion des locaux et des équipements.
En assurant une gestion efficace au jour le jour, l’association peut maximiser ses ressources et atteindre les objectifs fixés, quel que soit le domaine ou le secteur d’activité dans lequel elle peut œuvrer.
La gestion financière
Que serait une association fonctionnelle et bien organisée sans une bonne santé financière ? Au moment de la constitution, il est recommandé d’ouvrir un compte bancaire dédié aux recettes et dépenses de l’association. Pour cela, il faut réunir un certain nombre de documents :
- Les statuts de l’association
- La déclaration en préfecture
- La publication au journal officiel.
Généralement, le président de l’association se charge du dépôt des fonds sur le compte en banque.
La gestion comptable et fiscale
La gestion comptable, bien que non obligatoire selon la loi de 1901, est fortement recommandée pour assurer une meilleure gestion de l’organisme. Elle est souvent confiée au trésorier de l’association, qui peut choisir entre une comptabilité simple ou une comptabilité d’engagement en fonction des besoins.
Cependant, certaines associations doivent tenir une comptabilité d’engagement, comme celles d’utilité publique ou recevant plus de 153 000 € de subventions par an. Celle-ci comprend un bilan, un compte de résultat et une annexe.
La bonne tenue de la comptabilité est essentielle pour déterminer l’assiette imposable. En tant qu’association à but non lucratif, elle peut être exonérée de :
- l’impôt sur les sociétés
- la cotisation foncière des entreprises
- la TVA.
Si l’association réalise des bénéfices provenant d’une activité commerciale, elle peut être soumise à l’impôt sur les sociétés avec des taux soient réduits. Si elle reçoit des dons, elle peut délivrer un reçu fiscal à ses donateurs pour qu’ils bénéficient d’une réduction d’impôt.
Attention ! Avant de faire un appel aux dons ou d’accepter des dons de mécènes, il faut obtenir une autorisation auprès de la direction départementale des finances publiques.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion pour son association ?
Utiliser un logiciel de gestion pour son association présente de nombreux avantages.
Gestion optimisée des adhérents
Un logiciel de gestion permet de centraliser toutes les informations sur les membres de l’association. Cela facilite leur suivi administratif et la gestion des cotisations.
Suivi précis des activités
Un logiciel permet de planifier et de suivre les activités de l’association de manière efficace. Il permet aussi de garder un historique de chaque événement et facilite la communication entre les membres.
Gestion financière simplifiée
Un logiciel de gestion fournit des outils pour faciliter la gestion financière de l’association, tels que la facturation des adhérents, le suivi des paiements, la création de budgets et la génération de rapports financiers.
Automatisation des tâches administratives
Un logiciel de gestion permet d’automatiser de nombreuses tâches administratives, comme l’envoi de rappels de cotisations, la création de documents types (quittances, convocations, etc.) ou la génération de rapports.
Gestion des bénévoles
Un logiciel de gestion facilite la gestion des bénévoles en permettant de suivre leur disponibilité, d’organiser des plannings et d’assigner des tâches spécifiques à chacun.
Accessibilité des données
Un logiciel de gestion permet d’accéder aux données de l’association à tout moment et de n’importe où, ce qui facilite le travail en équipe et facilite les échanges d’informations.
Gain de temps et d’efficacité
En automatisant de nombreuses tâches administratives, en facilitant la communication et en centralisant les informations, un logiciel de gestion permet d’économiser du temps et d’optimiser l’efficacité de l’association.
Est-il possible de gérer efficacement une association sans utiliser de logiciel de gestion ?
Il est tout à fait possible de gérer efficacement une association sans utiliser de logiciel de gestion. Cependant, cela peut se révéler plus complexe et nécessiter davantage de temps et de ressources. Automatisation de tâches administratives, centralisation des informations, bonne communication… tout cela contribue à une meilleure organisation de l’association, dépendamment de sa taille et de ses besoins spécifiques.
