Le recouvrement de leurs dettes représente pour les entreprises, l’une de leurs principales préoccupations, quels que soient leur envergure ou leur secteur d’activité. Pour y parvenir, les sociétés peuvent recourir à des solutions sur mesure comme les logiciels de recouvrement. L’utilisation de ces outils présente des avantages comme la réduction de la masse des impayés et du délai moyen de paiement pour ne citer que ceux-là. Toutefois, tous les logiciels de recouvrement ne se valent pas. Cet article dévoile les 5 principaux critères de reconnaissance ou de choix d’un logiciel de recouvrement modèle.
Les performances du logiciel
La qualité d’un logiciel de recouvrement s’analyse d’abord au regard de ses performances. Il est en vérité peu probable de se faire une véritable idée des capacités et de l’efficacité d’un logiciel rien qu’en se basant sur la description faite par son concepteur. Il faut alors se référer aux retours des entreprises qui ont déjà eu recours à cette solution.
En substance, l’on pourra vérifier si l’utilisation dudit logiciel exerce réellement un impact positif sur les finances de la société qui affirme s’en servir. Il doit donc être remarqué une baisse de l’encours et du délai moyen de règlement des impayés. En second lieu, l’utilisation du logiciel de recouvrement doit également entrainer une augmentation de la productivité du personnel. Enfin, il serait également intéressant de porter son choix sur un logiciel reconnu à l’international comme celui présenté sur la plateforme covline.com. Assurément, cela constitue une garantie supplémentaire de fiabilité et d’efficacité.
Les fonctionnalités
Le catalogue des fonctionnalités d’un outil de recouvrement représente aussi un indicateur pertinent de son utilité. Il existe des fonctionnalités que l’on exige de tout logiciel de recouvrement. Toutefois, pour maximiser son rendement, l’outil comptable doit aussi être équipé de fonctionnalités innovantes. Cela va de la réputation de l’entreprise.
Les relances clients
Ceci représente une fonctionnalité essentielle pour tout logiciel de recouvrement, puisque l’utilité première de cet outil est de rappeler aux débiteurs qu’ils doivent s’acquitter de leurs créances. Pour cela, les entreprises disposent de plusieurs moyens comme les mails, les courriers simples ou recommandés ou encore les appels téléphoniques. Un bon logiciel de recouvrement doit permettre de mettre en place plusieurs plans de relance en fonction des différentes catégories ou profils de clients. Il doit aussi permettre d’effectuer des modifications (le ton, le nom de l’entreprise, le montant des factures et autres) sans avoir à reprendre entièrement la rédaction de chaque courrier.
Le tableau de bord
Pour avoir une image globale et détaillée des encours d’une entreprise, l’outil comptable à choisir doit aussi être muni d’un tableau de bord. Celui-ci est relié au compte bancaire et aux autres documents comptables de la société et affiche en temps réel toutes les informations importantes. Avec une telle visibilité, il est plus simple pour les dirigeants de prendre des mesures appropriées dans le but de recouvrir leurs impayés.
Le paiement en ligne
Il représente l’une des fonctionnalités innovantes indispensables pour tout logiciel de recouvrement sérieux. Les banques en ligne constituent à ce jour une véritable aubaine pour faciliter et accroître la célérité des opérations entre les entreprises et leurs débiteurs. Leur utilisation contribue à réduire considérablement et longtemps, les délais de paiement de facture. Il faut néanmoins s’assurer de la fiabilité de la banque en ligne avec qui l’on collabore et effectuer une comparaison pour trouver l’offre la plus avantageuse. De même, plus les moyens de paiement sont nombreux, plus les entreprises ont des chances de se faire payer rapidement.
La prise en main
Il est bien pour une entreprise de s’équiper d’un logiciel de recouvrement performant. Cela ne fait pas de doute. Cependant, celui-ci ne servirait pas à grand-chose s’il ne peut être utilisé facilement. Il sied donc de vérifier que l’outil de recouvrement que l’on s’apprête à choisir ne possède pas des fonctionnalités inutiles susceptibles de compliquer vainement son utilisation. Pour toute entreprise, le meilleur logiciel de recouvrement est celui qui s’adapte le mieux à ses besoins. Par ailleurs, l’outil de recouvrement doit aussi être muni d’une interface ergonomique et flexible. Il importe également que son interface soit accessible à partir de plusieurs supports numériques et depuis tout navigateur internet.
La compatibilité avec les autres logiciels de l’entreprise
Au moment d’opérer un choix, il est primordial de vérifier que le logiciel choisi s’adapte parfaitement à l’ensemble des autres logiciels et applications utilisés par l’entreprise. Indiscutablement, la compatibilité la plus importante est celle entre le logiciel de recouvrement et celui de la facturation. En l’absence de cette intégration, l’on pourrait se voir contraint de procéder à des saisies manuelles d’un très grand nombre de factures. Cela représente une tâche chronophage pouvant surtout conduire à des erreurs dans la réalisation des factures.
La gestion collaborative
Le développement des activités d’une entreprise et donc l’encaissement de ses impayés constitue une préoccupation commune à toutes les composantes de cette dernière. Un logiciel efficace doit donc leur permettre de communiquer aisément et de se partager les informations pour dynamiser les processus de recouvrement des dettes. Pour cela, celui-ci doit être facilement accessible en ligne et doit pouvoir être installé sur chacun des postes des employés affectés à cette mission.
