Dans toute entreprise, quelle que soit sa taille, il est important de savoir déléguer les tâches. En donnant un rôle à chaque intervenant, vous pouvez vous concentrer sur les aspects les plus importants du fonctionnement d’entreprise. Cependant, déléguer des tâches ne se fait pas sans étude préalable. Dans cet article de blog, nous vous aidons à définir les étapes à suivre pour déléguer efficacement certains aspects de vos activités.
Identifier les employés à qui déléguer des tâches
Avant de définir les tâches à confier, il sera essentiel d’identifier les candidats potentiels à cette délégation. En déterminant quels employés peuvent prendre des responsabilités, il vous sera plus facile de vous organiser. Par exemple, le rôle d’un assistant dans le domaine du secrétariat sera différent de celui d’un assistant comptable. Plusieurs points doivent donc être pris en compte :
- Les compétences et les aptitudes : peuvent-ils assurer leurs tâches efficacement ? Ont-ils les compétences et connaissances indispensables à ce travail ?
- Les charges de travail : Leurs objectifs sont-ils remplis dans les temps ? Sont-ils surchargés ou peuvent-ils assurer d’autres fonctions ? Avez-vous la possibilité d’optimiser leurs activités ?
- Leur volonté à prendre cette responsabilité : Sont-ils motivés à accepter des responsabilités supplémentaires ?
Une identification pertinente des capacités de vos équipes vous évitera de perdre du temps.
Faites une mise au point des tâches à déléguer
La seconde étape consiste à faire une mise au point sur les activités à déléguer. Prenez le temps de définir clairement la charge de travail et les détails pour chaque tâche à accomplir. Cette démarche vous aidera à trouver les employés les plus qualifiés pour les prendre en charge. Elle facilite aussi l’identification des ressources nécessaires et du soutien dont les employés peuvent avoir besoin. Dans ce processus, pensez à inclure :
- Des descriptions claires de ce qu’il y a à faire
- Les attentes relatives à chaque tâche
- Les délais de réalisation
Après avoir identifié les employés capables de faire le travail, il est temps d’attribuer des tâches. Cette étape nécessite une certaine organisation des demandes et des suivis. Le manager doit s’assurer que les informations soient correctement transmises. Chaque intervenant doit rapidement comprendre son rôle et ses engagements. Prenez le temps de renseigner efficacement les échéances et les objectifs. Il sera plus facile de voir quelle partie du processus pose problème.
Mettez les bonnes ressources et les bons soutiens à disposition
Prévoyez également de fournir les ressources et le soutien adéquats à chaque mission. Une tâche déléguée sans informations utiles ne pourra pas être complétée efficacement. Cela implique de vérifier que l’employé dispose de tous les outils, renseignements et formations dont il peut avoir besoin. Il sera tout aussi important d’être disponible pour suivre la progression des activités. Un manager présent limite les risques. Il est en mesure de répondre aux questions et d’apporter son aide en cas de besoin.
Pourquoi déléguer certaines tâches ?
Déléguer des tâches, c’est aussi accepter de relever des défis liés à votre organisation. La principale contrainte consiste à faire correspondre les compétences de l’employé à ses attributions. La seconde concerne la microgestion des activités déléguées. Une fois attribuées, il vous reviendra de vérifier qu’elles sont correctement exécutées. Toute délégation comprend un travail de supervision détaillé. Pour le manager, la difficulté sera de trouver un juste milieu entre suivi et autonomie de chaque intervenant. Dans ce processus, il est nécessaire d’établir une confiance entre l’administration et les exécutants. La démarche permet aussi à chaque intervenant d’exploiter son plein potentiel. De nouvelles responsabilités leur permettent aussi d’acquérir de nouvelles capacités qui profiteront à votre activité. Si les vérifications restent nécessaires, elles devront être menées avec une vision constructive pour valoriser les efforts collectifs.
Conclusion
L’art de déléguer des tâches dans votre entreprise est crucial pour le succès de votre activité. En impliquant vos employés, vous pouvez vous assurer que tous les aspects de votre fonctionnement sont couverts. Cette décision assure aussi que chaque tâche soit exécutée efficacement et dans les temps. Il demeure toutefois des défis associés à une délégation de vos tâches. Les avantages l’emportent largement sur les inconvénients. Le succès de l’opération réside aussi bien dans la qualité de la communication, que dans la réactivité des intervenants. Le manager veillera également à offrir les outils et supports nécessaires à la bonne réalisation du travail.
