Établir une fiche de paie relève des compétences du service de comptabilité de l’entreprise, ces documents doivent comporter certaines informations importantes, et ce n’est pas tout le monde qui les connaît. Cependant, il n’est pas rare de voir certains auto-entrepreneurs s’occuper de cette tâche dans une micro-entreprise à défaut de comptable.
De nos jours, il existe plusieurs logiciels de comptabilité qui vous permettent d’établir les fiches de paie de vos salariés gratuitement, il suffit uniquement de prendre en compte les dernières mises à jour pour mener à bien cette mission. Voici nos conseils pour établir une fiche de paie gratuite en 2022 ?
Comment établir une fiche de paie gratuite en 2022 ?
Comme nous venons de le mentionner plus haut, la meilleure manière d’établir une fiche de paie gratuite en 2022 est de recourir à l’un des nombreux logiciels de comptabilité accessibles pour les auto-entrepreneurs. Certains outils sont gratuits, alors que d’autres sont payants, mais vous pouvez parfaitement utiliser un logiciel gratuit si ce dernier contient toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin.
L’avantage de ces logiciels, c’est qu’ils mettent à votre disposition un fichier en format Excel avec toutes les informations requises, il suffit donc de remplir chaque champ avec les chiffres relatifs à chaque poste pour que la fiche de paie soit établie rapidement.
Parmi les informations les plus importantes mentionnées sur la fiche de paie, vous avez :
- L’adresse sociale et le nom de l’employeur ;
- Les codes NAF et APE ainsi que le numéro SIRET et la CCA (Convention Collective Applicable) ;
- Le nom de l’employé, le poste qu’il occupe, la période et le nombre d’heures travaillées en plus de sa rémunération brute et la base de calcul de nature et du montant de son salaire ;
- L’assiette de cotisations sociales, les différentes primes et retenues, la date et le montant du paiement brut ;
- Les exemptions et exonérations de cotisations sociales, le total versé par l’employeur et le net payé ;
- La mention de la rubrique bulletin de paie et celle qui incite le salarié à conserver son bulletin de salaire pour une période donnée.
Quelle est la méthode de mise en place de la paie des salariés ?
Pour commencer, sachez qu’en tant qu’employeur, vous êtes tenus de transmettre les fiches de paie de chaque salarié. Si vous ne respectez pas cette condition légale, vous vous exposez à certaines sanctions plus ou moins graves. Les obligations relatives à l’établissement des fiches de paie gratuitement pour tous les salariés commencent dès lors que vous recrutez votre premier employé.
Pour respecter la mise en place légale de la paie des salariés, vous devez vous tenir aux étapes suivantes :
- Commencer par créer un compte relatif à chaque nouveau salarié sur Net-entreprise. Ce compte vous permettra de gérer toutes les déclarations sociales de vos employés (DSN et autres) ;
- La déclaration de vos employés à l’URSSAF, il s’agit principalement de la Déclaration Préalable A l’Embauche (DPAE) qui est obligatoirement faite auprès de l’URSSAF ;
- Obtenir enfin la fiche de paramétrage OC afin de garantir le rattachement des salariés aux contrats prévus et la fiabilité des cotisations sociales de chaque salarié ;
- La souscription des OC (Organisme Complémentaires), il s’agit de différents contrats pour chaque salarié, notamment les contrats de prévoyance, de mutuelle complémentaire ou encore de retraite.
En respectant toutes ces obligations légales, vous assurez la tenue d’un bon système comptable pour l’établissement des fiches de paie de vos salariés et la mise en place des salaires. Vous vous protégez vis-à-vis de la loi et vous assurez aussi la protection de vos salariés.
Comment utiliser un logiciel pour l’établissement des fiches de paie ?
Vous vous en doutez sûrement, la tâche d’établir les fiches de paie de chaque salarié devient très facile avec les logiciels de comptabilité disponibles sur le web. Pour les utiliser de la meilleure manière, il vous suffit de remplir les informations relatives à votre entreprise et celles de chaque salarié sur les champs prévus à cet effet, sur le fichier en format Excel.
Si vous avez des doutes sur un certain point, sachez que vous pourrez toujours faire appel à un expert-comptable pour avoir des conseils sur chaque étape. Aujourd’hui, il est possible de contacter un expert-comptable en ligne à travers les logiciels de comptabilité pour gagner du temps et rectifier rapidement les fautes commises. Vous développerez rapidement vos compétences dans ce domaine pour être plus efficace à l’avenir.
En gros, établir une fiche de paie gratuite en 2022 nécessite seulement :
- L’appréhension des différentes mentions légales sur la fiche de paie ;
- Maîtriser l’outil Excel pour pouvoir apporter les modifications nécessaires en cas de besoin.
Vous gagnez un temps précieux en utilisant cette méthode et vous apprenez à gérer l’aspect comptable des fiches de paie pour assurer le bon déroulement de l’activité de votre entreprise.
